こんにちは、バックオフィス高橋です。
ちょっと自慢させてください！
我が社では、機械やデジタル・AI技術の活用、人材教育や雇用の促進、社内の仕組みの整備にも力を入れることで、より良く、より強い組織を目指しています。
でも、大きな設備も人材への投資も結構なお金がかかります。
安定した大企業！にはまだまだ及ばない我が社には、結構なコスト増です。
なので、私たちバックオフィスでは、経理や労務、人事、総務など、一般的な「バックオフィス業務」に携わる利点を活かして、あてはまる制度を調べたり、助成金・補助金を積極的に活用することも、大事な業務の一つとしています。
大事な業務してますアピールです。笑
出だしから難しい言葉をいっぱい使ってしまいましたが。
そういう難しい部分を引き受けているので、行政や各専門機関とのやり取りがあったり、制度について確認したり、必要な情報を集めたり、過去に申請したものを振り返ったり・・・
そういう普段とは少し違った形で、自分たちの仕事の経緯を振り返る機会をもらえています。
そんな先日、過去に提出した助成金の書類について、行政から確認を受ける機会がありました。
しかも、今回の確認は、
「過去に申請した助成金と、今回新たに申請した助成金の提出書類が、一部に整合性が取れていないよ」
というもので……
それはもう、
「えーーー！！」
ですよ。
どうして「えーーー！！」かと言うと、
毎回、必要な手順を踏み、必要な確認を行政や専門機関としながら申請を進めていたから。
バックオフィス総出で、当時の書類や経緯を一つひとつ確認した結果、「問題なし」ということで解決はしました・・
とともに、
今回の経緯に至った理由から、いろいろな課題と、たくさんの学びを得ました。
というのも、2年以上前。
今ほど知識もなく、行政や専門家にサポートいただきながら進めていたことで、それに安心してしまっていた部分もありました。
部分部分の説明と解釈の違いによって、双方が違う「正しい」で進めていたことに気づかなかったんですね。
その時点では正しいとされたものが、その先で別のものとつながったときに、違う見え方になったわけです。
この経験から、私が一番考えさせられたのは、
「その時点で正しいこと」と「その先まで含めて見たときに最適なこと」は、必ずしも同じではない。
ということ。
その時に分かっている情報の中で出した答えは、その時点では正解だった。
でも、新しい情報やゴールが出てきたり、別の仕事とつながったりすると、以前の「正解」を、もう一度全体から見直す必要が出てくる。
これって、助成金の申請だけの話ではない。
というか、業務や作業で見たら、もっとありますよね。
例えば、
「これはこういうルールだから」
「今までこのやり方でやってきた」
「ここまでが自分の担当」
それぞれに理由があって、その時点では正しく続いているもの。
でも変化の中で継続していくと、
「あれ？そもそも、これは何のためなんだろう？」
「今の状況でも、このやり方がほんとに一番いいのかな？」
「この仕事の次には誰がいて、最終的に何につながるんだろう？」
と立ち止まる時が出てくる。
出てくることが悪いことという話ではなく、大事なのは、立ち止まるきっかけを自分主体で持つことと、立ち止まったときにどこを見るかなんだと思うのです。
今回の経験の中で必要だと思った「立ち止まり方」は３つ。
１つめは、「そういう決まり」こそ、その先まで見てみる
「これはこういう決まりだから」と言われたことを、そのまま正しくやる。
これ自体は大事なこと。
でも、その決まりがなぜ作られたのか、その先に何を守りたいのか、最終的に何を実現したいのか。
そこまで知ることで、初めてその決まりを本当の意味で活かせることがあります。
決まりを守ることだけが目的になってしまうと、全体としての目的から離れてしまうこともある。
だからこそ、「そもそも何のため？」を知ることが大事なんですね。
２つめは、「いつもやっている正しいこと」も、環境が変われば見直してみる
今までずっとやってきたことには、それなりの理由があります。
その時、その状況では、それが一番良かったから続いてきた。
だから、「今までこうだったから」ということ自体が悪いわけではありません。
ただ、制度や会社の状況、人、新しい仕組みなどが変われば、全体から見た「最適」も変わります。
だからこそ、
「今までこれでよかった」から、「今もこれが一番いいのかな？」へ。
ときどき現在地を確認することが必要なんだと。
３つめは、一人ひとりの「合格」が、全体の「最適」になるとは限らない。
特に、チームで仕事をするときに大事なことです。
一人ひとりが、自分の担当する仕事をきちんとやる。
Aさんの仕事は合格。
Bさんの仕事も合格。
Cさんの仕事も合格。
でも、それを全部つないだ最後の結果が、会社として目指していたゴールになっているとは限らないんですよね。
だからこそ、
「自分の担当はここまでだから」
ではなく、
「この先は誰につながるんだろう？」
「次にこの状態で渡ることが最適かな？」
「最終的に、会社としてどうできていることがゴールなんだろう？」
と、少し先を見る。
必要なら確認する。報告する。相談する。
自分の仕事の「合格」だけを見るのではなく、最後のゴールまで見ながら仕事をつないでいく。
以上３つの「立ち止まり」で、
それぞれの仕事を「集める」のではなく、「連続」させる
↓
それぞれの「正解」をただ並べるのではなく、つないでいく
↓
その先に、会社としての「最適」がある
のだと思いました！
「えーーー！！」から始まった今回の経験、これからの仕事に活かしていくとともに、一歩引いて「その先」を想像するひと呼吸も大切にしていきたいと思います！
